ASSISTENTE DE COORDENADOR DE RH

Objetivo Principal: Implementar procedimentos administrativos gerais para garantir a rastreabilidade documental, bem como o cumprimento das regulamentações trabalhistas e fiscais locais, sob a supervisão do Coordenador de RH.

• Seguindo as instruções do Coordenador de RH, certificar que os regulamentos internos sejam seguidos na missão para garantir a conformidade com as regulamentações tributária e trabalhista.

• Executar atividades de recrutamento garantindo transparência e equidade e publicando vagas de emprego conve-nientemente para atender às necessidades de RH.

• Informar todos os novos funcionários sobre os Regulamentos de Pessoal, políticas e regulamentos de RH e/ou condições de vida para facilitar a integração dos funcionários e sua segurança.

• Executar, sob a supervisão do Coordenador de RH, atividades relacionadas ao contrato do funcionário (abertura de arquivo e arquivamento formal de documentação, atualização de dados pessoais, alterações, supervisão de datas de rescisão, etc.) para garantir a conformidade legal.

• Apresentar e explicar os termos do contrato e o conteúdo do Regulamento Interno (direitos e obrigações) ao pes-soal recém-recrutado para garantir a conformidade legal e a integração local.

• Coletar os elementos variáveis do contracheque no WK Radar (feriados pagos, licença médica, licença não remu-nerada, etc.) para garantir o pagamento preciso e pontual da folha de pagamento.

• Supervisionar o processo de folha de pagamento, verificando a lista de funcionários e valores a pagar (salário variá-vel, impostos, contribuições previdenciárias, etc.) para garantir a precisão e o pagamento pontual da folha de pa-gamento.

• Acompanhar o custo de vida regularmente.

• Registrar os candidatos às atividades de treinamento e ajudar o Coordenador de RH a avaliar os resultados para melhorar o retorno sobre as despesas de treinamento.

• Apoiar o Coordenador de RH a elaborar o planejamento anual de férias para programar turnos de funcionários e cobrir as necessidades operacionais.

• Supervisionar a execução do orçamento do projeto para detectar desvios e recomendar correções.

• Organizar viagens e arquivos de todos os funcionários que chegam/saem da Missão, incluindo documentação da Equipe Internacional (vistos, cartão MSF, Ordens de Missão, etc.), reservar e comprar passagens aéreas, man-ter/renovar passaportes e organizar briefings/indução.

• Garantir que todos os funcionários tenham autorizações de trabalho, estadia e viagem válidas.

• Garantir que os funcionários que viajam pela capital sejam buscados, tenham os documentos apropriados e aco-modação organizada.

• Set up de RH:

o Atualizar organigrama e lista de contato da equipe CST e agrupar esses arquivos atualizados dos projetos tornando-os dispníveis a todos os funcionários no Brasil e plataformas de MSF internacionais.

o Cobrir temporariamente a posição de Assistente de RH nos projetos nacionais (férias e ausências excepcionais)

• Plataforma de arquivo digital (Digital Desk): arquivar, renomear e atualizar os documentos de RH e Administrativos da missão mediatne parâmetros definidos pela coordenação de RH.

• Briefing / Debriefing: preparar agendamento mensal e disponibilizar para lista de contatos. Relembrar coordenadores e pessoas chave de MSF Brasil dos agendamentos.

• Recrutamentos: preparar anúncio de vagas seguindo template padrão, anunciar via plataforma (s) oficial, contato com candidatos selecionados para teste e entrevista, assim como qualquer outro apoio que se faça necessário.

• Processos de Admissão e Demissão da equipe CST na plataforma WK RADAR

• Preparo da folha de pagamento da equipe CST na plataforma WK RADAR, disponibilização de contracheques e informes de rendimento

• Compra de passagens aéreas nacionais (e internacionais, caso necessário em apoio ao PAM), organização de acomodação no Rio de Janeiro para funcionários e visitantes em trânsito, apoio com preparativos de viagem em geral

• Quanto a gestão dos funcionários internacionais: lançar na plataforma WEDOO as solicitações de férias anuais, formulários de fim de missão e solicitação de passagens internacionais (em apoio ao PAM).

• Per Diem dos funcionários internacionais do CST: prepara, submete para validação e envia ao financeiro para pagamento

• Apoio à gestão das casas dos expatriados: atualização/renovação de contrato, pg de aluguel, agendamento de limpeza (empresa terceirizada).

• Apoio Coordenador de RH com a atualização do documento de prensença (IN & OUT) de todos os expatriados na missão e disponibiliza quinzenalmente para a gerência dos projetos.

• Solicita o apoio da equipe logística do CST para preparo de computador / celular, criação de e-mail, etc para chegada de novos funcionários, assim como certifica que os equipamentos foram devolvidos ao fim de contrato/missão.

• Responsável pelo inventário, organização, estoque e controle de consumo do material de escritório da equipe CST. Solicita à equipe de suprimentos reabastecimento quando necessário.

• Sob a liderança do coordenador de RH e PAM, apoia os processos de contratação / término, assim preparativos de viagem dos projetos de emergência a nível nacional.

• Apoia a organização de eventos e treinamentos.

Essa descrição de função pode ser modificada alinhada às atividades ou evolução da Missão.