Assistente de Operações Laboratoriais

1. Objetivo da Posição

Atuar na organização e execução das atividades operacionais que antecedem e acompanham o processamento laboratorial, assegurando o adequado fluxo de kits de coleta, materiais, amostras e informações entre as áreas Comercial, Compras e Laboratório.

O profissional será responsável pela preparação e conferência de kits de coleta, recebimento e conferência inicial de amostras, controle de materiais e insumos, acompanhamento de prazos críticos e realização dos registros necessários no sistema de gestão laboratorial, contribuindo para a rastreabilidade, organização e continuidade das atividades do laboratório.

As atividades deverão ser realizadas de acordo com os procedimentos, instruções de trabalho, critérios de aceitação e demais documentos estabelecidos pelo Sistema de Gestão da Qualidade.

Importante: o profissional realizará a conferência e o encaminhamento das amostras conforme critérios previamente estabelecidos. 

2. Principais Responsabilidades

2.1. Recebimento, Conferência e Rastreabilidade de Amostras

• Realizar o recebimento e a conferência inicial das amostras encaminhadas ao laboratório.

• Verificar, conforme critérios estabelecidos, a identificação, integridade, volume, recipiente, condições de transporte, conservação e demais requisitos aplicáveis às amostras.

• Conferir a correspondência entre amostra, solicitação de serviço, documentação e cadastro no sistema.

• Registrar o recebimento e demais informações necessárias no sistema LIMS (Metroex), assegurando a rastreabilidade da amostra.

• Identificar e comunicar imediatamente à área responsável qualquer divergência, ausência de informação, avaria ou condição que possa comprometer o processamento da amostra.

• Encaminhar à área técnica as situações que demandem avaliação ou decisão técnica quanto à aceitação, rejeição ou tratamento da amostra.

• Manter as amostras organizadas e encaminhá-las aos setores responsáveis de acordo com os fluxos estabelecidos.

2.2. Controle de Prazos e Holding Time

• Monitorar os prazos de preservação e holding time das amostras recebidas.

• Identificar amostras com prazos críticos e sinalizar antecipadamente à equipe técnica e aos responsáveis pelo planejamento das análises.

• Organizar o fluxo de encaminhamento das amostras de acordo com as prioridades estabelecidas nos procedimentos internos.

• Registrar ou comunicar ocorrências relacionadas a prazos analíticos, conforme os procedimentos aplicáveis.

• Não realizar alterações ou exceções aos critérios técnicos de prazo sem orientação e autorização do responsável definido pelo laboratório.

2.3. Preparação e Controle de Kits de Coleta

• Montar kits de coleta de acordo com os requisitos definidos para cada tipo de serviço ou análise.

• Conferir a quantidade, identificação, validade, integridade e condições adequadas dos frascos, conservantes, materiais auxiliares e documentos aplicáveis.

• Verificar as condições de armazenamento dos materiais utilizados na preparação dos kits.

• Utilizar checklist ou outro registro definido pelo laboratório para a conferência dos kits.

• Realizar a conferência final dos kits antes da disponibilização ou envio ao cliente.

• Manter os kits organizados e identificados, evitando misturas ou utilização indevida de materiais.

• Comunicar imediatamente eventuais faltas, vencimentos, avarias ou inadequações identificadas durante a montagem dos kits.

2.4. Controle de Estoque e Insumos

• Receber, conferir e registrar materiais, consumíveis e demais insumos sob sua responsabilidade.

• Monitorar continuamente os níveis de estoque e validade dos produtos considerando os níveis mínimos previamente definidos.

• Aplicar os critérios de organização e utilização de materiais definidos pelo laboratório, incluindo FEFO (primeiro que vence, primeiro que sai), quando aplicável.

• Identificar antecipadamente necessidades de reposição e comunicar à área de Compras.

• Acompanhar as necessidades de materiais considerando o consumo, estoque disponível e prazos de aquisição.

• Manter a organização física e sistêmica dos estoques sob sua responsabilidade e Comunicar divergências.

2.5. Registros e Sistemas

• Operar diariamente o sistema LIMS (Metroex) nas atividades relacionadas à sua função.

• Realizar registros de entrada de amostras, movimentações, conferências e demais informações necessárias à rastreabilidade.

• Manter atualizados os controles de estoque e demais registros sob sua responsabilidade.

• Utilizar Microsoft Office, Google Workspace, Google Sheets e Google Calendar nas atividades administrativas e operacionais.

• Manter os registros organizados, atualizados e disponíveis conforme os procedimentos internos.

• Comunicar imediatamente erros ou divergências identificados nos registros, evitando correções informais ou sem rastreabilidade.

2.6. Descarte e Destinação de Amostras

• Realizar a segregação e o encaminhamento para descarte das amostras após o cumprimento do período de retenção estabelecido.

• Executar o descarte conforme os procedimentos internos e requisitos de segurança aplicáveis.

• Encaminhar à área técnica ou à Qualidade qualquer situação em que haja dúvida quanto à retenção, descarte ou tratamento da amostra.

• Não realizar descarte de amostras que estejam vinculadas a não conformidades, reclamações, investigações ou outras situações especiais sem a autorização definida nos procedimentos internos.

2.7. Interface entre as Áreas

• Manter comunicação objetiva e organizada com as áreas Comercial, Compras e Laboratório.

• Comunicar ao Comercial eventuais pendências identificadas no recebimento das amostras, respeitando os critérios de aceitação estabelecidos pelo laboratório.

• Informar à área de Compras as necessidades de reposição de materiais dentro dos níveis e prazos definidos.

• Sinalizar à equipe técnica situações que possam comprometer prazos, integridade das amostras ou continuidade das análises.

• Contribuir para a identificação antecipada de gargalos operacionais.

• Atuar como elo operacional entre as áreas, sem alterar requisitos técnicos ou critérios de aceitação estabelecidos pelo laboratório.

O profissional deverá, portanto, contribuir para que o fluxo:

Comercial → Kit de Coleta → Cliente → Recebimento → Conferência → Registro → Controle de Prazo → Área Técnica

ocorra de forma organizada, rastreável e conforme os procedimentos do Sistema de Gestão da Qualidade da SPR.