Encarregado Administrativo

Responsabilidades Principais

Administração da Planta Manaus

• Responder pela organização e execução das rotinas administrativas da planta de Manaus.

• Prestar suporte direto à Gerência da Planta nas demandas administrativas da unidade.

• Organizar agendas, reuniões, compromissos, visitas, eventos internos e ações institucionais.

• Controlar, organizar e manter atualizados documentos, arquivos, planilhas, relatórios e registros administrativos da unidade.

• Acompanhar pendências administrativas da planta, realizando cobranças, encaminhamentos e retornos às áreas envolvidas.

• Apoiar a comunicação entre a unidade de Manaus e as áreas corporativas da matriz.

• Organizar informações, documentos e evidências solicitadas por áreas internas, auditorias, fiscalizações ou demandas corporativas.

• Acompanhar solicitações administrativas, materiais, documentos, registros e demais necessidades da unidade.

• Propor melhorias na organização das rotinas administrativas locais, buscando maior padronização, controle e eficiência.

• Executar outras atividades administrativas correlatas, conforme necessidade da unidade e orientação da Gerência da Planta.

Recursos Humanos e Departamento Pessoal

• Responder localmente pela execução das rotinas administrativas de Recursos Humanos e Departamento Pessoal da planta de Manaus, seguindo as diretrizes e orientações técnicas da matriz.

• Apoiar e executar etapas operacionais dos processos de recrutamento e seleção da unidade, incluindo divulgação de vagas, triagem inicial de currículos, contato com candidatos, agendamento de entrevistas e organização de documentos.

• Apoiar a Gerência da Planta e o RH da matriz nos processos seletivos, providenciando informações, agendas, documentos e retornos necessários.

• Organizar e acompanhar o processo de integração de novos colaboradores em Manaus, garantindo documentos, agendas, treinamentos iniciais, registros e orientações de entrada.

• Controlar, acompanhar e conferir registros de ponto dos colaboradores da unidade, realizando tratativas iniciais, coleta de justificativas e encaminhamento das informações ao Departamento Pessoal.

• Atender colaboradores da planta em dúvidas relacionadas a ponto, folha de pagamento, benefícios, documentos, procedimentos internos e demais assuntos de RH/DP, buscando orientação da matriz sempre que necessário.

• Coletar, organizar e encaminhar documentos admissionais, periódicos, cadastrais, funcionais e demais documentos de colaboradores.

• Acompanhar prazos, pendências e retornos relacionados a documentos de colaboradores, ponto, admissões, integrações, treinamentos e demandas de RH.

• Organizar treinamentos internos, convocações, listas de presença, materiais, registros e evidências de participação.

• Apoiar campanhas internas, ações de comunicação, clima, engajamento, eventos e demais iniciativas de Recursos Humanos na unidade.

• Manter arquivos físicos e digitais de RH/DP organizados e atualizados, conforme orientação da matriz e procedimentos internos.

• Suporte e monitoramento dos ciclos de avaliação de Desempenho;

Segurança do Trabalho / SESMT

• Responder localmente pela execução e organização das rotinas administrativas e operacionais de Segurança do Trabalho na planta de Manaus, conforme orientação, supervisão e diretrizes do Técnico de Segurança do Trabalho da matriz.

• Atuar como ponto de contato local da unidade de Manaus para assuntos relacionados ao SESMT.

• Executar em Manaus as orientações recebidas pelo Técnico de Segurança do Trabalho da matriz, mantendo-o informado sobre pendências, necessidades, ocorrências e evidências.

• Controlar, organizar e registrar a entrega de EPIs, uniformes e demais itens relacionados à segurança do trabalho.

• Manter atualizadas fichas de entrega de EPIs, comprovantes, listas de presença, documentos e registros relacionados à Segurança do Trabalho.

• Apoiar e organizar localmente treinamentos, campanhas, DDS, orientações, reuniões e demais ações de segurança.

• Organizar e acompanhar documentos, convocações, atas, reuniões, eleições, treinamentos e controles relacionados à CIPA, quando aplicável.

• Apoiar a organização e execução local da SIPAT e demais campanhas de prevenção e segurança.

• Acompanhar vencimentos de treinamentos, documentos, exames, registros e demais controles administrativos relacionados à segurança do trabalho.

• Comunicar aos colaboradores orientações, campanhas, procedimentos e determinações relacionadas à segurança, conforme direcionamento do Técnico de Segurança do Trabalho.

• Reportar à matriz informações, documentos, registros, evidências, pendências e necessidades relacionadas à Segurança do Trabalho em Manaus.

• Apoiar auditorias, fiscalizações ou levantamentos relacionados à Segurança do Trabalho, organizando documentos e informações solicitadas.

• Executar demais atividades relacionadas à Segurança do Trabalho na unidade de Manaus, sempre sob orientação e supervisão técnica do SESMT da matriz.

• Responsável por coletar assinaturas, organizar e arquivar nas pastas os documentos relacionados à admissão, de novos colaboradores, garantindo o correto controle e rastreabilidade dos registros.

Meio Ambiente

• Responder localmente pela execução e organização das rotinas administrativas e operacionais de Meio Ambiente na planta de Manaus, conforme orientação, supervisão e diretrizes da área responsável de Meio Ambiente da matriz.

• Atuar como ponto de contato local da unidade de Manaus para assuntos relacionados ao Meio Ambiente.

• Executar em Manaus as orientações recebidas da área de Meio Ambiente da matriz, mantendo a área informada sobre pendências, necessidades, registros e evidências.

• Organizar, controlar e encaminhar documentos ambientais da unidade.

• Coletar informações, registros, evidências, relatórios, controles e documentos solicitados pela área responsável.

• Acompanhar rotinas relacionadas a resíduos, coleta, armazenamento, destinação, registros, campanhas e controles ambientais da unidade, conforme orientação da matriz.

• Organizar documentos físicos e digitais relacionados às demandas ambientais da planta.

• Apoiar campanhas internas, comunicações, orientações e ações de conscientização ambiental.

• Acompanhar prazos, pendências e solicitações relacionadas a documentos, controles e informações ambientais.

• Apoiar auditorias, fiscalizações ou levantamentos relacionados ao Meio Ambiente, organizando documentos e informações solicitadas.

• Executar demais atividades ambientais administrativas e operacionais da unidade de Manaus, sempre sob orientação e supervisão da área de Meio Ambiente da matriz.

Eventos, Comunicação Interna e Apoio à Gestão

• Organizar eventos internos, campanhas, confraternizações, reuniões, ações institucionais e atividades de integração da planta de Manaus.

• Apoiar a Gerência da Planta na comunicação interna com colaboradores.

• Providenciar materiais, listas, convocações, registros, documentos, reservas, agendas e demais recursos necessários para eventos e ações internas.

• Apoiar visitas de fornecedores, clientes, auditorias, colaboradores da matriz ou demais partes interessadas.

• Organizar documentos, apresentações, salas, recursos e materiais necessários para reuniões e eventos.

• Apoiar a execução local de comunicados, campanhas corporativas e ações internas definidas pela matriz.