Secretária

O que você vai fazer (Responsabilidades)

• Organizar agendas e compromissos utilizando ferramentas digitais de calendário para otimizar o tempo da equipe.
• Atender e direcionar chamadas telefônicas com protocolos de comunicação eficientes para garantir clareza e agilidade.
• Gerenciar documentos e arquivos físicos e digitais com sistemas de arquivamento para facilitar o acesso e a segurança da informação.
• Preparar relatórios e correspondências utilizando softwares de edição de texto para apoiar a comunicação interna e externa.
• Recepcionar visitantes e clientes, garantindo uma experiência acolhedora e profissional no ambiente presencial.

Como você vai interagir e impactar

• Colaborar com equipes internas para alinhar agendas e eventos, promovendo a eficiência operacional.
• Facilitar a comunicação entre diferentes setores por meio de ferramentas colaborativas para melhorar o fluxo de informações.
• Contribuir para a melhoria contínua dos processos administrativos através da identificação de oportunidades de otimização.
• Garantir a confidencialidade e o tratamento adequado das informações sensíveis para fortalecer a confiança organizacional.
• Participar de reuniões presenciais para apoiar a organização e o registro das decisões tomadas, assegurando o acompanhamento eficaz.

🎓 Requisitos Indispensáveis

• Formação em Ensino Médio Completo ou experiência prática equivalente em funções administrativas.
• Domínio do idioma Português com excelente comunicação verbal e escrita.
• Conhecimento básico em gestão de agendas e organização de compromissos.
• Capacidade de atendimento telefônico com protocolos claros e eficientes.
• Habilidade para recepcionar visitantes e clientes de forma profissional e acolhedora.

💻 Competências Técnicas

• Sólida vivência em ferramentas digitais de calendário eletrônico (ex: Google Calendar, Outlook).
• Domínio avançado em softwares de edição de texto, como Microsoft Word ou similares.
• Conhecimento em sistemas de arquivamento digital e físico para organização documental.
• Familiaridade com ferramentas colaborativas para comunicação interna.
• Capacidade de preparar relatórios e correspondências com atenção a detalhes.

🧠 Competências Comportamentais

• Organização e atenção apurada para gerenciar múltiplas tarefas simultaneamente.
• Comunicação clara e assertiva para facilitar o fluxo de informações entre equipes.
• Proatividade na identificação de oportunidades para otimização de processos administrativos.
• Discrição e comprometimento com a confidencialidade das informações sensíveis.
• Atitude acolhedora e profissional para recepcionar visitantes e clientes presencialmente.

🌟 Diferenciais

• Experiência prévia em ambiente corporativo presencial.
• Conhecimento básico em ferramentas de videoconferência (ex: Zoom, Microsoft Teams).
• Capacidade de lidar com situações de alta demanda e pressão com calma.
• Habilidade em idiomas adicionais além do português.
• Participação em treinamentos ou cursos relacionados a atendimento ao cliente e organização administrativa.